Поговорили и разошлись: какие совещания съедают время и чем их заменить

Пока компания небольшая, большинство вопросов решаются быстро. Руководитель видит, кто чем занимается, а сотрудники могут подойти и сразу получить ответ.

Когда бизнес растет, появляются новые отделы, проекты и сотрудники. Информации становится больше, а времени — меньше. Чтобы держать все под контролем, руководители начинают назначать регулярные встречи. Постепенно совещания превращаются в универсальный инструмент. На них ставят задачи, собирают отчеты, решают проблемы и согласовывают решения.

На первый взгляд это удобно. Но чем больше вопросов приходится решать на встречах, тем сильнее бизнес начинает зависеть от них.

Как понять, что совещаний стало слишком много

Само по себе большое количество встреч не проблема. Важно другое: помогают ли они работать быстрее и принимать решения. Есть несколько признаков, что совещаний стало больше, чем нужно.

Сотрудники постоянно ждут решения руководителя.

Любой вопрос приходится согласовывать с собственником или директором. Например, менеджер не может самостоятельно предоставить скидку клиенту, руководитель отдела не утверждает бюджет без участия генерального директора, а сотрудники приходят на встречу, чтобы получить одобрение по каждому шагу.

В результате решения принимаются медленнее, а руководитель становится главным узким местом в компании.

Одни и те же вопросы обсуждают снова и снова.

На совещании договорились о дальнейших действиях, но через неделю приходится возвращаться к той же теме. Обычно это происходит потому, что после встречи никто не зафиксировал конкретные задачи, сроки и ответственных.

Проверить это просто. Возьмите протоколы последних совещаний или вспомните несколько последних встреч. Если вы не можете быстро ответить на вопрос, кто и к какому сроку должен выполнить задачу, проблема не в количестве совещаний, а в контроле исполнения.

Сотрудники приходят за задачами.

На совещании руководитель раздает поручения, а сотрудники записывают, что нужно сделать. Через неделю ситуация повторяется.

Такой формат может работать в маленькой компании, но по мере роста бизнеса он начинает тормозить работу. Руководитель превращается в диспетчера, который распределяет задачи вручную.

Весь календарь заполнен встречами.

Если вы проводите на совещаниях больше половины рабочего времени, стоит провести аудит календаря. Посчитайте, сколько часов в неделю уходит на встречи. Затем разделите их на две группы:

• встречи, где принимаются решения;
• встречи, где участники просто обмениваются информацией.

Часто оказывается, что значительная часть времени уходит на обсуждение вопросов, которые можно решить в переписке, коротком отчете или через систему постановки задач.

Какие совещания нужны, а какие нет

Полностью отказаться от встреч не получится. Некоторые вопросы действительно проще обсудить вместе. Но если встреча нужна только для того, чтобы передать информацию, скорее всего, она не нужна.

Посмотрите на встречи, которые проходят регулярно. Для каждой ответьте на три вопроса.

• Зачем мы ее проводим?
• Что случится, если отменить ее на месяц?
• Можно ли решить этот вопрос без встречи?

Если после отмены ничего не изменится, совещание вряд ли приносит пользу.

Также полезно посчитать, сколько времени сотрудники тратят на встречи каждую неделю. Иногда оказывается, что целый рабочий день уходит только на обсуждения.

Чем заменить совещания

Чтобы сократить количество встреч, недостаточно просто убрать их из календаря. Нужно заменить их инструментами, которые помогут получать информацию, контролировать работу и принимать решения без постоянных созвонов.

1. Показывайте цифры, а не собирайте статусы.

Одна из частых причин совещаний — руководитель хочет понять, как идут дела в компании. Для этого собирает начальников отделов, которые по очереди рассказывают о продажах, проектах, клиентах и текущих задачах. Но если такая информация нужна регулярно, ее лучше собрать в одном месте.

Например, руководитель может в любой момент видеть:

• выполнение плана продаж;
• выручку и прибыль;
• количество новых клиентов;
• статус ключевых проектов;
• просроченные задачи.

Для этого не обязательно внедрять сложные BI-системы. Достаточно отчетов из CRM, таблиц или дашбордов в сервисах управления проектами.

Практика. Выпишите показатели, которые вы чаще всего запрашиваете на совещаниях. Если один и тот же вопрос приходится задавать каждую неделю, значит, ответ на него должен быть доступен без встречи.

Вступайте в сообщество Школы управления РБК в Telegram или «Максе», чтобы общаться с руководителями из разных сфер, выстраивать нетворкинг и получать советы экспертов.

2. Используйте короткие отчеты.

Многие планерки существуют только для того, чтобы сотрудники рассказали, что сделали за неделю. На это может уходить час рабочего времени всей команды.

Часто такой формат можно заменить письменным отчетом на несколько минут.

Например, каждую пятницу сотрудники могут отвечать на четыре вопроса:

• что удалось сделать;
• какие результаты получили;
• какие проблемы возникли;
• какая помощь нужна от руководителя?

Так вы быстрее получите нужную информацию и сможете подключаться только там, где действительно есть проблема.

Практика. Попробуйте на месяц заменить еженедельную статусную встречу письменными отчетами. После этого оцените, стало ли хуже качество управления. Во многих компаниях оказывается, что совещание было просто привычкой.

3. Описывайте типовые процессы

Часто сотрудники собираются на совещания, потому что не знают, как действовать в стандартных ситуациях. Например:

• как согласовать скидку клиенту;
• что делать с просроченной дебиторской задолженностью;
• как оформлять возврат товара;
• как запускать новый проект.

Если каждый раз обсуждать такие вопросы, количество совещаний будет расти. Поэтому полезно описать повторяющиеся процессы в виде простых инструкций или регламентов. Не обязательно создавать многостраничные документы. Иногда достаточно чек-листа на одну страницу.

Практика. Посмотрите, какие вопросы чаще всего обсуждаются на планерках. Если одна и та же тема появляется несколько раз в месяц, переведите ключевые моменты в регламент или инструкцию.

Когда совещаний становится меньше, сотрудники начинают быстрее принимать решения и брать больше ответственности. А руководитель получает время на задачи, которые действительно влияют на развитие компании. Снижается количество согласований, и работа движется быстрее.