Финансовый контроль: как руководителю следить за деньгами компании

Чем крупнее бизнес, тем больше ему нужен финансовый контроль — система, которая помогает компании управлять деньгами. Разбираем, как ее выстроить и какие показатели особенно важно отслеживать руководителю

Что такое финансовый контроль и какие задачи он решает

Финансовый контроль — это корпоративная система проверки, которая решает сразу несколько задач:

• сравнивать фактические показатели с плановыми  — доходы, издержки, движение денег и итоговые результаты;
• предотвращать кассовые разрывы  — заранее показывать, если для обязательных платежей не хватает денег;
• контролировать расходы  — чтобы они были оправданы и не превышали лимиты;
• находить отклонения от нормы  — например, видеть, что себестоимость выросла или продажи упали;
• контролировать стратегические цели  — оценивать, соответствуют ли финансовые результаты планам организации.

Чем финансовый контроль отличается от бухгалтерского учета и финансового анализа

Бухгалтерский учет рассказывает о прошлом и фиксирует финансовые операции, чтобы компания могла вовремя сдавать отчетность и платить налоги. Его задача — показать, что уже произошло с деньгами.

Финансовый анализ помогает оценить, в каком состоянии сейчас бизнес. Аналитик смотрит на данные учета, определяет показатели рентабельности, оборачиваемости, другие метрики и на их основе оценивает результаты.

Внутренний финансовый контроль работает не только с операциями, но и с их потенциальными последствиями. Он устанавливает правила и лимиты, следит за расходами и помогает заранее заметить проблемы.

Основные виды финансового контроля

Как понять, что бизнес теряет деньги, и предотвратить это? Комплексный финансовый контроль помогает следить за деньгами на всех этапах — от планов, сколько и на что тратить, до проверки операций. В зависимости от того, когда проходит проверка, выделяют предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль

Предварительный контроль проводят перед тем, как перечислить деньги. На этом этапе проверяют бюджеты отделов, согласуют проекты контрактов и оценивают, насколько надежные новые поставщики.

Например, если начальник отдела маркетинга хочет оплатить дорогую рекламную кампанию, система предварительного контроля должна подтвердить, что расходы соответствуют бюджету, а акция окупится.

Текущий контроль

Текущий контроль нужен, чтобы отслеживать ежедневные операции. Специалисты проверяют банковские выписки, платежи, остаток в кассе, поступление выручки и решают, можно ли отгружать товар клиентам, которые еще не заплатили за предыдущие поставки.

Последующий контроль

На этом этапе руководство сравнивает плановые и фактические расходы по итогам месяца, квартала или года, проверяет уже проведенные операции и выясняет, почему расходы вышли за рамки бюджета.

Например, если логистика стоила в два раза дороже, чем планировали, нужно выяснить, почему, и принять меры на будущее.

Что должно входить в систему финансового контроля компании

Что нужно, чтобы создать всестороннюю систему финансового контроля?

Установить лимиты на платежи. Они помогают определить, сколько компания может потратить и на какие цели. Например, отделу маркетинга можно установить месячный лимит на рекламу, а для крупных расходов предусмотреть дополнительное согласование. Размер лимитов зависит от бюджета и особенностей бизнеса. Их стоит пересматривать, если меняются цены, объем продаж или финансовое положение компании.

Контролировать доходы и расходы. Это поможет избежать кассовых разрывов и вовремя заметить лишние расходы. Нужно следить за каждым направлением — сколько денег приходит и сколько уходит.

Отслеживать бюджеты подразделений. Важно понимать, кто должен вам (дебиторка) и кому должны вы (кредиторка). Если у вас товарный бизнес, не забывайте контролировать запасы на складах, чтобы лишний товар не связывал деньги компании.

Методы финансового контроля в компании

С чего начать финансовый контроль в компании? Нельзя наладить его за один день — это последовательный процесс.

1. Определите главные цели.
2. Найдите слабые места в финансовой модели.
3. Поймите, какие финансовые показатели компании нужно контролировать и какие отклонения допустимы. Например, перерасход на канцтовары на 5% может быть приемлемым, а на сырье — нет.
4. Распределите ответственность. Определите, кто инициирует платеж, кто его проверяет и кто проводит. Пропишите четкие правила согласования расходов, лучше всего в виде наглядной схемы.
5. Автоматизируйте сбор данных. Это позволит не собирать цифры вручную из десятка мессенджеров.
6. Установите сроки для отчетности и правила действий при проблемах. Например, заранее определите, что делать, если на счете не хватает денег для обязательных платежей.

Какие отчеты нужны руководителю для финансового контроля

Какие финансовые отчеты смотреть руководителю? Для финансового контроля используют несколько основных отчетов и инструментов.

Отчет о движении денежных средств (ОДДС). Показывает, сколько денег пришло в компанию и сколько она потратила. Отвечает на вопрос: «Где наши деньги сейчас?»

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ). Показывает финансовый результат компании за период: сколько она заработала и сколько потратила. Отвечает на вопрос: «Получили ли мы прибыль в этом месяце?»

Управленческий баланс. Показывает, чем владеет компания и сколько она должна. В нем отражают активы — деньги, товары, оборудование — и обязательства, например кредиты и долги перед поставщиками.

Платежный календарь. Помогает планировать деньги на ближайшие дни и недели. В нем сравнивают ожидаемые поступления с предстоящими платежами, чтобы избежать кассовых разрывов.

Бюджет. Показывает финансовый план компании на год: сколько она планирует заработать и потратить.

Эти отчеты дополняют друг друга и помогают увидеть полную картину. Например, компания может получить прибыль по ОПиУ, но при этом не иметь нужную сумму на счете по ОДДС, если клиенты задерживают оплату.

Какие финансовые показатели должен знать руководитель

Что делать, если расходы превышают бюджет? В первую очередь понять, где возник перерасход и как он повлияет на финансовый результат. Для этого руководителю не обязательно контролировать каждую проводку — достаточно регулярно смотреть на основные показатели. Какие именно, зависит от бизнеса, но обычно это:

1. Маржинальность и рентабельность по чистой прибыли. Показывают, сколько прибыли компания получает с каждого рубля выручки.
2. EBITDA — прибыль до вычета процентов, налогов и амортизации. Помогает оценить результат основной деятельности компании.
3. Коэффициент текущей ликвидности. Показывает, сможет ли компания погасить краткосрочные долги за счет оборотных активов.
4. Оборачиваемость дебиторской задолженности. Показывает, как быстро клиенты оплачивают свои долги.
5. Доля постоянных затрат в выручке. Дает возможность оценить, насколько компания сможет выдержать упавший спрос.

Вступайте в сообщество Школы управления РБК в Telegram или «Максе», чтобы общаться с руководителями из разных сфер, выстраивать нетворкинг и получать советы экспертов.

Как анализировать отклонения и принимать управленческие решения

Как проверить достоверность управленческой отчетности? Для этого сравнивают плановые и фактические финансовые показатели компании: ставят рядом с бюджетом реальные цифры и смотрят на разницу. Если она заметная, нужно выяснить причину.

Отдельно рассматривают разовые случаи, например штраф за повреждение рабочей машины, и системные проблемы — например, постоянный перерасход бензина из-за старого автопарка. После этого определяют, что нужно исправить, назначают ответственного и устанавливают срок.

Типичные ошибки при организации финансового контроля

Управлять, ориентируясь на банковскую выписку. Владелец видит, что на счете есть деньги, и считает, что их можно потратить, но забывает о налогах и обязательных платежах.
Смешивать личные деньги и деньги компании. Например, оплачивать личные расходы директора из кассы компании.
Не вести платежный календарь. Если отчетность приходит с большой задержкой, руководитель не успевает вовремя заметить проблему и исправить ситуацию. Например, отчет за март, который готовят в конце мая, уже не повлияет на решения.
Вести разные таблицы для учета. Если сотрудники заполняют их каждый по своим правилам, легко запутаться в цифрах и получить разные данные.
Использовать слишком много сложных показателей. Если сотрудники не понимают, что они означают, метрики не помогут контролировать финансы.
Игнорировать проблемы. Недостаточно заметить отклонение — нужно понять его причину, назначить ответственного и исправить ситуацию.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как найти причины отклонений от финансового плана?

Используйте метод пяти «почему». Задавайте вопросы по цепочке, спускаясь от общих цифр к конкретным процессам. Например, компания заметила, что расходы на бензин оказались выше бюджета.

Почему расходы выросли? Машины стали расходовать больше топлива.

Почему? Увеличился расход топлива на 100 км.

Почему? Автомобили давно не проходили техническое обслуживание.

Почему? Не было графика и ответственного за него.

Почему? Компания не закрепила это правило в системе контроля.

Не всегда нужно задавать пять вопросов. Их может быть больше или меньше, главное — найти настоящую причину.

Как часто проводить план-фактный анализ?

Для оперативных показателей (выручка, остатки на счетах) сверку стоит проводить ежедневно или еженедельно. Полноценный анализ прибылей, расходов и отклонений по бюджету делают ежемесячно, не позднее пятого-седьмого числа месяца, следующего за отчетным.

Какие платежи нужно контролировать заранее?

В первую очередь — платежи, которые выходят за рамки бюджета. Важно заранее контролировать налоги, подотчетные суммы, оплату консультаций, расчеты с новыми контрагентами и крупные инвестиционные закупки.

Как разделить ответственность за финансы?

Инициатор (например, начальник цеха) отвечает за целесообразность траты. Финансовый контролер проверяет лимиты и документы. Генеральный директор или казначей принимает решение об оплате с учетом приоритетов компании.

Как защитить деньги компании от злоупотреблений?

Внедрите матрицу доступов: никто не должен единолично инициировать и одобрять платежи. Используйте механизм второй подписи в клиент-банке. Регулярно, в том числе внезапно, проводите инвентаризацию кассы и складов, а также проверяйте контрагентов на аффилированность с вашими сотрудниками.

Как контролировать дебиторскую задолженность?

Установите четкие кредитные лимиты для клиентов. Внедрите систему автоматических напоминаний о сроках оплаты за пару дней до дедлайна. Если клиент нарушил срок, система должна автоматически блокировать следующие отгрузки, пока он не погасит долг.

Как понять, что финансовая отчетность запаздывает?

Если руководитель принимает решения, не имея точных данных за предыдущий месяц, значит, отчетность готовят слишком долго и систему учета стоит ускорить и автоматизировать.

Какие показатели предупреждают о финансовых проблемах?

Тревожные признаки — когда компания постоянно тратит больше денег, чем получает, валовая маржа неуклонно падает, а покупатели все дольше задерживают оплату.

Как автоматизировать финансовый контроль?

Откажитесь от громоздких разрозненных таблиц. Внедрите облачные сервисы учета или ERP-системы. Настройте интеграцию программы с банковскими счетами для автоматической загрузки выписок и интеграцию с CRM-системой для получения данных о сделках.

Что делать, если отчеты не приводят к решениям?

Измените формат управленческих собраний. Важно не просто зачитывать цифры, а объяснять, почему показатели ухудшились и что нужно сделать, чтобы исправить ситуацию. Часть премии руководителей можно привязать к выполнению финансового плана.

Как оценить эффективность системы финансового контроля?

Система работает эффективно, если вы в любой момент знаете, сколько у вас денег и сколько заработано, избегаете кассовых разрывов, не выходите за рамки бюджета, быстро получаете отчеты, не привлекая десяток сотрудников, и заранее узнаете о возможных финансовых проблемах.